From: xxx@gmail.com
To: mr.radzi@yahoo.com
Sent: Thursday, January 14, 2016 11:36 AM
Subject: BANTU SAYA
السلام
عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
dan selamat pagi Tn. Radzi
,
Saya ingin bertanya dan
minta beberapa pendapat dan panduan dari pihak Tn. Radzi :-
1. Bagaimana jika Pengarah
syarikat itu sendiri "rompak" duit syarikat sendiri , maksud saya
pengarah sering drawing atas urusan peribadi & kadang-kadang tidak tahu
atas urusan apa , dan dengan alasan "ini syarikat saya jadi itu duit saya"
..
2. Pengarah sering buat
tuntutan (claim) pada pihak syarikat , sedangkan butiran claim bukanlah atas
urusan kerja , tetapi lebih kepada urusan persendirian . Jika menurut prosedur
sebetulnya apakah boleh sebegitu ?
3. Kebanyak bayaran yg
diterima oleh pihak customer dibayar dalam acc personal Pengarah , dalam acc
rasmi syarikat hanya ada pada ruangan kredit sbg cash capital , hal ini kerana
urusan dengan customer dibayar ke acc personal pengarah. Kebanyakan invoice
dikeluarkan pun bhgn maklumat bayaran atas acc personal pengarah kecuali urusan
yang melibatkan dengan pihak syarikat2 tertentu , pihak pengarah akan guna acc
syarikat .
Hal ini menyebabkan dalam
rekod payment receipt analysis tiada rekod untuk income lain kecuali cash
capital..
Cash capital pula lebih
bertujuan kepada urusan perbelanjaan keluar, akan tetapi dalam rekod bulanan ,
perbelanjaan persendirian pengarah adalah lebih daripada perbelanjaan tetap
pejabat (sewa, utility, gaji, dll)
4. sbg seorang yang
bertanggungjawab dlm urusan perakaunan syarikat , skop utama saya adalah
menguruskan hal ehwal kewangan syarikat , akan tetapi saya turut
menguruskan hal-hal kewangan persendirian pengarah (kad kredit, personal loan,
hire purchase, refinance, lawyer & lain2 perbelanjaan)
5. Syarikat tidak menyediakan
petty cash , tetapi setiap komisen yang diterima untuk setiap servis &
jualan itulah yang dijadikan sebagai acc petty cash
6. Sejauh mana kepentingan
penggunaan Payment Voucher & resit rasmi ? Hal ini kerana , syarikat jarang
sekali mengeluarkan resit rasmi atas penerimaan bayaran dari customer , kecuali
jika customer itu sendiri yang request .
7. Boleh pihak Tuan berikan
sedikit panduan berkenaan senarai rekod bulanan yang sepatutnya perlu dalam
sebuah syarikat sdn.bhd
8. Untuk makluman pihak Tuan,
walaupun saya hanyalah bertugas sebagai kerani akaun di syarikat tersebut ,
perkara seperti di atas sering buat saya buntu & keliru .
Sebelum ini saya pernah
menjawat jawatan yang sama di sebuah syarikat Enterprise, akan tetapi
permasalahan seperti di atas tidak pulak wujud..
Saya berharap sangat pihak
Tuan dapat membantu sebanyak sedikit berkaitan perkara di atas
Bantuan dan kerjasama serta
masa oleh pihak Tuan, teramatlah saya hargai dengan ucapan ribuan terima kasih
..
Sekian
JAWAPAN
Salam sejahtera,
Terima
kasih kerana mengajukan soalan kepada pihak kami. Berikut merupakan maklumbalas
berhubung soalan yang telah diajukan :
1.
Ambilan
atas urusan peribadi
Konsep
Entiti Berasingan
·
Sesebuah Syarikat itu
wujud sebagai satu entiti atau unit yang berasingan daripada pemiliknya.
·
Rekod perakaunan hanya
merekod urusniaga Perniagaan. Urusniaga peribadi pemiliknya perlulah diasingkan
kerana tiada kaitan dengan Perniagaan.
·
Tujuan memisahkan
entiti Perniagaan daripada pemiliknya adalah untuk membezakan urusniaga
Perniagaan daripada urusniaga peribadi.
Konsep
Ambilan
·
Ambilan adalah perkara
dimana pemilik mengeluarkan wang tunai atau bank atau barang niaga untuk
kegunaannya sendiri.
·
Ambilan tidak diiktiraf
sebagai perbelanjaan Perniagaan.
·
Bagi Syarikat, segala
ambilan oleh Pengarah diletakkan sebagai Amaun Terhutang dari Pengarah (Amount
due from Director) di Kunci Kira-kira ataupun sebagai pendapatan Pengarah.
·
Akta Cukai Pendapatan
(ACP) 1967, Seksyen 140B telah memperuntukkan bahawa Syarikat yang memberikan
pinjaman atau pendahuluan kepada Pengarah Syarikat (ambilan oleh Pengarah),
maka Syarikat disifatkan menerima pendapatan faedah daripada pinjaman atau pendahuluan
itu. Maka dari segi akaun, terdapat faedah diterima daripada pinjaman atau
pendahuluan daripada Pengarah ini dan ianya boleh dikenakan cukai.
2.
Tuntutan
peribadi
· Seperti yang dinyatakan di atas ini, Syarikat dan pemilik adalah dua
entiti yang berbeza.
· Tuntutan perbelanjaan Perniagaan boleh dilakukan kepada pihak Syarikat
tetapi ianya mestilah pada kadar yang munasabah.
· Lembaga Pengarah perlu bertanggungjawab atas urusan perniagaan Syarikat
dan mereka secara kolektif mahupun individu perlu bertanggungjawab atas
pengurusan Syarikat.
3.
Pengasingan
Akaun antara Pengarah dan Syarikat
Merujuk kepada persoalan Puan, sewajarnya setiap urusan
pihak Syarikat perlu menggunakan akaun Syarikat bagi memudahkan semua pihak
yang akan menggunakan makluman tersebut.
Pengasingan
Akaun
·
Apa
yang perlu dibuat adalah dengan mengasingkan transaksi antara Syarikat dan
peribadi.
·
Belian
bayaran, terimaan daripada penghutang dan semua transaksi yang melibatkan
operasi Syarikat direkodkan seperti biasa.
·
Apa
yang penting adalah tujuan transaksi tersebut walaupun ianya menggunakan medium
pembayaran daripada entiti yang berbeza iaitu akaun peribadi dan Syarikat.
·
Apa-apa
yang melibatkan operasi Syarikat, ianya tetap perlu direkodkan.
4.
Skop
kerja
·
Pekerja dinasihatkan
untuk mendapatkan Kontrak pekerjaan bertulis atau surat perlantikan yang
menyatakan terma-terma dan syarat-syarat perkhidmatan. Kontrak pekerjaan harus
mengandungi perkara seperti jawatan, skop kerja, gaji dan lain-lain lagi.
·
Berdasarkan soalan
Puan, jika seseorang pekerja melakukan tugas-tugas tambahan lain yang tidak
dinyatakan di dalam skop kerja, ianya terpulang budi bicara pekerja itu sendiri
beserta majikan.
5.
Tunai
Syarikat
·
Berdasarkan soalan
Puan, setiap komisen yang diterima untuk setiap servis dan jualan, ianya boleh
dijadikan sebagai duit masuk secara tunai kepada Syarikat.
·
Ianya boleh digunakan
untuk menampung kos-kos dan belanja yang dikeluarkan untuk urusan perniagaan.
·
Pihak Syarikat boleh
membuat buku tunai perniagaan setiap bulan untuk merekod transaksi duit masuk
dan keluar bagi akaun tunai Syarikat ini.
6.
Dokumen
sokongan
·
Resit
rasmi dikeluarkan sebagai bukti akuan penerimaan tunai atau cek dan ianya wajib
disediakan dan disimpan.
·
Payment
voucher atau baucer bayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang
telah dibuat secara tunai atau cek. Ia juga digunakan sebagai makluman butiran
pembayaran yang dibayar seperti gaji, bil-bil dan lain-lain pembayaran lagi.
·
Seksyen 167 Akta
Syarikat memperuntukkan bahawa tiap-tiap Syarikat, Pengarah dan Pengurus itu
mesti menyimpan rekod perakaunan dan rekod lain yang membolehkan akaun Penyata
Pendapatan dan Kunci Kira-Kira disediakan dari semasa ke semasa dengan telus.
·
Antara dokumen yang perlu
disediakan dan disimpan adalah seperti :
Ø Penyata
Bank
Ø Buku
cek
Ø Baucer
Pembayaran
Ø Resit-resit
Ø Invois
Jualan, Invois belian
Ø Penyata
KWSP dan Perkeso
Ø Buku
Tunai
Ø Dan
lain-lain yang berkaitan
·
Dokumen sokongan ini sangat
penting untuk disediakan dan disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun untuk urusan
di kemudian hari.
7.
Senarai
rekod bulanan
Antara senarai rekod
bulanan yang boleh disediakan oleh pihak Syarikat :
· Buku tunai (Senarai transaksi masuk dan keluar)
· Buku bank (Senarai transaksi masuk dan keluar)
· Senarai gaji pekerja beserta KWSP, Perkeso dan elaun
· Baucer bayaran beserta invois belian dan resit-resit yang berkaitan
· Invois jualan beserta tarikh penerimaan bayaran
Sekian. Harap penerangan di atas dapat membantu