Thursday, January 21, 2016




From: xxx@gmail.com

To: mr.radzi@yahoo.com

Sent: Thursday, January 14, 2016 11:36 AM

Subject: BANTU SAYA

 

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته

dan selamat pagi Tn. Radzi ,

Saya ingin bertanya dan minta beberapa pendapat dan panduan dari pihak Tn. Radzi :-

1. Bagaimana jika Pengarah syarikat itu sendiri "rompak" duit syarikat sendiri , maksud saya pengarah sering drawing atas urusan peribadi & kadang-kadang tidak tahu atas urusan apa , dan dengan alasan "ini syarikat saya jadi itu duit saya" .. 

2. Pengarah sering buat tuntutan (claim) pada pihak syarikat , sedangkan butiran claim bukanlah atas urusan kerja , tetapi lebih kepada urusan persendirian . Jika menurut prosedur sebetulnya apakah boleh sebegitu ?

3. Kebanyak bayaran yg diterima oleh pihak customer dibayar dalam acc personal Pengarah , dalam acc rasmi syarikat hanya ada pada ruangan kredit sbg cash capital , hal ini kerana urusan dengan customer dibayar ke acc personal pengarah. Kebanyakan invoice dikeluarkan pun bhgn maklumat bayaran atas acc personal pengarah kecuali urusan yang melibatkan dengan pihak syarikat2 tertentu , pihak pengarah akan guna acc syarikat .

Hal ini menyebabkan dalam rekod payment receipt analysis tiada rekod untuk income lain kecuali cash capital..

Cash capital pula lebih bertujuan kepada urusan perbelanjaan keluar, akan tetapi dalam rekod bulanan , perbelanjaan persendirian pengarah adalah lebih daripada perbelanjaan tetap pejabat (sewa, utility, gaji, dll)

4. sbg seorang yang bertanggungjawab dlm urusan perakaunan syarikat , skop utama saya adalah  menguruskan hal ehwal kewangan syarikat , akan tetapi saya turut menguruskan hal-hal kewangan persendirian pengarah (kad kredit, personal loan, hire purchase, refinance, lawyer & lain2 perbelanjaan)

5. Syarikat tidak menyediakan petty cash , tetapi setiap komisen yang diterima untuk setiap servis & jualan itulah yang dijadikan sebagai acc petty cash

6. Sejauh mana kepentingan penggunaan Payment Voucher & resit rasmi ? Hal ini kerana , syarikat jarang sekali mengeluarkan resit rasmi atas penerimaan bayaran dari customer , kecuali jika customer itu sendiri yang request .

7. Boleh pihak Tuan berikan sedikit panduan berkenaan senarai rekod bulanan yang sepatutnya perlu dalam sebuah syarikat sdn.bhd

8. Untuk makluman pihak Tuan, walaupun saya hanyalah bertugas sebagai kerani akaun di syarikat tersebut , perkara seperti di atas sering buat saya buntu & keliru .

Sebelum ini saya pernah menjawat jawatan yang sama di sebuah syarikat Enterprise, akan tetapi permasalahan seperti di atas tidak pulak wujud..

Saya berharap sangat pihak Tuan dapat membantu sebanyak sedikit berkaitan perkara di atas 

Bantuan dan kerjasama serta masa oleh pihak Tuan, teramatlah saya hargai dengan ucapan ribuan terima kasih ..

Sekian


JAWAPAN
Salam sejahtera,

Terima kasih kerana mengajukan soalan kepada pihak kami. Berikut merupakan maklumbalas berhubung soalan yang telah diajukan :
1.    Ambilan atas urusan peribadi

Konsep Entiti Berasingan
·      Sesebuah Syarikat itu wujud sebagai satu entiti atau unit yang berasingan daripada pemiliknya.
·      Rekod perakaunan hanya merekod urusniaga Perniagaan. Urusniaga peribadi pemiliknya perlulah diasingkan kerana tiada kaitan dengan Perniagaan.
·      Tujuan memisahkan entiti Perniagaan daripada pemiliknya adalah untuk membezakan urusniaga Perniagaan daripada urusniaga peribadi.

Konsep Ambilan
·      Ambilan adalah perkara dimana pemilik mengeluarkan wang tunai atau bank atau barang niaga untuk kegunaannya sendiri.
·      Ambilan tidak diiktiraf sebagai perbelanjaan Perniagaan.
·      Bagi Syarikat, segala ambilan oleh Pengarah diletakkan sebagai Amaun Terhutang dari Pengarah (Amount due from Director) di Kunci Kira-kira ataupun sebagai pendapatan Pengarah.
·      Akta Cukai Pendapatan (ACP) 1967, Seksyen 140B telah memperuntukkan bahawa Syarikat yang memberikan pinjaman atau pendahuluan kepada Pengarah Syarikat (ambilan oleh Pengarah), maka Syarikat disifatkan menerima pendapatan faedah daripada pinjaman atau pendahuluan itu. Maka dari segi akaun, terdapat faedah diterima daripada pinjaman atau pendahuluan daripada Pengarah ini dan ianya boleh dikenakan cukai.


2.    Tuntutan peribadi

·      Seperti yang dinyatakan di atas ini, Syarikat dan pemilik adalah dua entiti yang berbeza.
·      Tuntutan perbelanjaan Perniagaan boleh dilakukan kepada pihak Syarikat tetapi ianya mestilah pada kadar yang munasabah.
·      Lembaga Pengarah perlu bertanggungjawab atas urusan perniagaan Syarikat dan mereka secara kolektif mahupun individu perlu bertanggungjawab atas pengurusan Syarikat.


3.    Pengasingan Akaun antara Pengarah dan Syarikat
Merujuk kepada persoalan Puan, sewajarnya setiap urusan pihak Syarikat perlu menggunakan akaun Syarikat bagi memudahkan semua pihak yang akan menggunakan makluman tersebut.
Pengasingan Akaun
·      Apa yang perlu dibuat adalah dengan mengasingkan transaksi antara Syarikat dan peribadi.
·      Belian bayaran, terimaan daripada penghutang dan semua transaksi yang melibatkan operasi Syarikat direkodkan seperti biasa.
·      Apa yang penting adalah tujuan transaksi tersebut walaupun ianya menggunakan medium pembayaran daripada entiti yang berbeza iaitu akaun peribadi dan Syarikat.
·      Apa-apa yang melibatkan operasi Syarikat, ianya tetap perlu direkodkan.

4.    Skop kerja

·      Pekerja dinasihatkan untuk mendapatkan Kontrak pekerjaan bertulis atau surat perlantikan yang menyatakan terma-terma dan syarat-syarat perkhidmatan. Kontrak pekerjaan harus mengandungi perkara seperti jawatan, skop kerja, gaji dan lain-lain lagi.
·      Berdasarkan soalan Puan, jika seseorang pekerja melakukan tugas-tugas tambahan lain yang tidak dinyatakan di dalam skop kerja, ianya terpulang budi bicara pekerja itu sendiri beserta majikan.

5.    Tunai Syarikat

·      Berdasarkan soalan Puan, setiap komisen yang diterima untuk setiap servis dan jualan, ianya boleh dijadikan sebagai duit masuk secara tunai kepada Syarikat.
·      Ianya boleh digunakan untuk menampung kos-kos dan belanja yang dikeluarkan untuk urusan perniagaan.
·      Pihak Syarikat boleh membuat buku tunai perniagaan setiap bulan untuk merekod transaksi duit masuk dan keluar bagi akaun tunai Syarikat ini.

6.    Dokumen sokongan

·      Resit rasmi dikeluarkan sebagai bukti akuan penerimaan tunai atau cek dan ianya wajib disediakan dan disimpan.
·      Payment voucher atau baucer bayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang telah dibuat secara tunai atau cek. Ia juga digunakan sebagai makluman butiran pembayaran yang dibayar seperti gaji, bil-bil dan lain-lain pembayaran lagi.
·      Seksyen 167 Akta Syarikat memperuntukkan bahawa tiap-tiap Syarikat, Pengarah dan Pengurus itu mesti menyimpan rekod perakaunan dan rekod lain yang membolehkan akaun Penyata Pendapatan dan Kunci Kira-Kira disediakan dari semasa ke semasa dengan telus.
·      Antara dokumen yang perlu disediakan dan disimpan adalah seperti :


Ø  Penyata Bank
Ø  Buku cek
Ø  Baucer Pembayaran
Ø  Resit-resit
Ø  Invois Jualan, Invois belian
Ø  Penyata KWSP dan Perkeso
Ø  Buku Tunai
Ø  Dan lain-lain yang berkaitan


·      Dokumen sokongan ini sangat penting untuk disediakan dan disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun untuk urusan di kemudian hari.

7.    Senarai rekod bulanan
Antara senarai rekod bulanan yang boleh disediakan oleh pihak Syarikat :
·      Buku tunai (Senarai transaksi masuk dan keluar)
·      Buku bank (Senarai transaksi masuk dan keluar)
·      Senarai gaji pekerja beserta KWSP, Perkeso dan elaun
·      Baucer bayaran beserta invois belian dan resit-resit yang berkaitan
·      Invois jualan beserta tarikh penerimaan bayaran

Sekian. Harap penerangan di atas dapat membantu

Wednesday, October 21, 2015

Q & A :Masalah Akaun Syarikat Enterprise


From: xxx@gmail.com

To: mr.radzi@yahoo.com

Sent: Saturday, October 17, 2015 11:01 AM

Subject: Masalah akaun syarikat enterprise

 

Assalamualaikum Encik Radzi.

Saya bekerja sebagai kerani akaun di sebuah syarikat pembinaan (enterprise).
Syarikat ini tidak pernah membuat loan dan ia hanya bergantung kepada akaun Bank untuk menjalankan perniagaan.
Bagaimana bentuk imbangan duga yang perlu dibuat?
Syarikat ini juga tidak mempunyai sistem software akaun dan hanya menggunakan Excel.
JAWAPAN
Waalaikumusalam Puan.
Pertamanya kami mengucapkan terima kasih atas soalan yang diajukan kepada kami. Berikut merupakan maklumbalas berhubung soalan yang telah diajukan:
Proses perakaunan
Untuk makluman Puan, dalam menyediakan laporan perakaunan yang lengkap terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan. Berikut adalah proses penyediaan laporan akaun yang perlu dilakukan:

1. Penyediaan dokumen
2. Merekod jurnal
3. Penyediaan lejar
4. Membuat Imbangan Duga
5. Menyediakan laporan kewangan (Penyata Pendapatan & Kunci Kira-Kira) 


Imbangan duga
Imbangan duga adalah senarai baki debit dan kredit bagi setiap akaun yang telah direkodkan di dalam Lejar. Imbangan duga dibuat selepas menyediakan set penuh Lejar berkaitan akaun yang ada dalam transaksi perniagaan untuk tempoh tertentu.
Fungsi imbangan duga adalah
  1. Menyemak ketepatan kemasukan catatan bergu
  2. Menguji ketepatan pengiraan
  3. Memudahkan penyediaan Akaun Penyata Pendapatan dan Kunci Kira-kira.

Bentuk Imbangan Duga :
Nama Perniagaan
Imbangan Duga pada _______
Butiran
Debit (RM)
Kredit (RM)
Akaun Aset
Akaun Belanja
Akaun Modal
Akaun Liabiliti
Akaun Hasil
XX
XX


XX
XX
XX

XXX
XXX

Kemudian dari senarai Imbangan Duga yang telah dibuat, barulah ianya akan mengklasifikasikan dan senarai akaun tersebut ke dalam :
a.       Penyata Pendapatan yang mengandungi hasil dan belanja
-          Mengetahui prestasi perniagaan bagi sesuatu tempoh perakaunan sama ada keuntungan atau kerugian diperoleh bagi tempoh berkenaan.
b.      Kunci Kira-kira yang mengandungi aset, liabiliti dan ekuiti
-          Menunjukkan kedudukan kewangan perniagaan pada suatu tarikh tertentu.

Kesimpulan

Jika Puan hanya menggunakan Excel, Puan perlu menyediakan akaun dari langkah pertama (penyediaan dokumen) sehingga langkah akhir (Laporan Kewangan) secara manual. Tetapi jika memilih menggunakan perisian perakaunan yang sedia ada di Malaysia, ianya akan memudahkan urusan dalam menyediakan perakaunan yang lengkap bagi perniagaan Puan.
Semoga persoalan yang diberikan terjawab dan membantu pihak Puan. Terima kasih.

Thursday, June 4, 2015

Q & A : Audit




From: xxx@hotmail.com

To: mr.radzi@yahoo.com

Sent: On Thursday, June 4, 2015 1:51 AM

Subject: Pertanyaan tentang Audit


Salam En. Radzi

Saya & rakan kongsi mempunyai sebuah Syarikat Sdn Bhd dan terdiri daripada 5 orang staff.
Syarikat kami bermula pertengahan tahun 2013 hanya bertahan 4 bulan selepas menghadapi masalah kewangan. Akhirnya kami menutup segala operasi akhir 2013 syarikat sehingga sekarang 2015.

Rekod Hilang
Masalah yang kami hadapi sekarang ini adalah berkenaan dengan audit kerana rekod transaksi
telah hilang dalam komputer akauntan dan yang tinggal dengan kami hanyalah buku check, bank statement.
Akauntan kami juga tidak mahu berkerjasama untuk melakukan audit. Apakah penyelesaian terbaik untuk kami dan syarikat yang sudah tidak menjalankan operasi hampir 2 tahun.

Kos & Kompaun @ denda
Berapakah kos yang kami tanggung untuk melakukan audit.
Sekiranya kami tidak mempunyai wang, apakah kesan terhadap kami dan syarikat.

Sekian terima kasih Tuan Radzi.

JAWAPAN
Waalaikumsalam,

Terima kasih kerana mengajukan soalan kepada pihak kami. Berikut merupakan maklumbalas berhubung soalan yang telah diajukan :
1.      Penyediaan akaun untuk diaudit
Pihak Syarikat bertanggungjawab dalam menyediakan perakaunan yang lengkap pada setiap tahun kewangan mengandungi perkara-perkara berikut:


·         Kunci Kira-kira
·         Penyata Untung Rugi
·         Lejar Am
·         Jurnal Am
·         Penyata Penyesuaian Bank

Dokumen ini perlulah disimpan selama 7 tahun bagi tujuan Percukaian dan Perniagaan. Untuk menyediakan perakaunan yang lengkap, Syarikat perlulah menyimpan dan merekodkan semua transaksi yang melibatkan :
·         Bank dan tunai
·         Belanja-belanja am seperti bil elektrik, bil telefon, petrol, tol, sewa, dan lain-lain belanja yang berkaitan dengan Syarikat.

Syarikat boleh menyediakan sendiri akaun Syarikat tersebut ataupun mengupah pihak tertentu untuk menyediakan akaun bagi pihak Syarikat. Sekiranya memilih untuk mengupah orang menyediakan akaun Syarikat, semua dokumen seperti yang disebutkan di atas perlu disediakan
Berdasarkan persoalan Tuan berkaitan rekod yang hilang, transaksi akaun boleh juga dilakukan berpandukan Penyata Bank Syarikat, buku cek dan juga makluman yang ada. Jika tiada rekod penyimpanan, Tuan boleh merekod pada kadar yang terbaik dan munasabah.

2.      Kos, kompaun atau denda

Setiap Syarikat perlulah menghantar Laporan Beraudit untuk setiap tahun yang terlibat walaupun Syarikat itu tidak menjalankan apa-apa aktiviti perniagaan.

Anggaran yuran Audit adalah bergantung kepada garis panduan yang telah diberikan oleh Malaysian Institute of Accountant (MIA). Yuran audit adalah berdasarkan jumlah Pendapatan Kasar setahun atau jumlah Aset sesebuah Syarikat (yang mana lebih tinggi).
Untuk makluman pihak Tuan, bagi Syarikat tidak aktif, yuran Audit adalah serendah RM800 tidak termasuk perbelanjaan lain (disbursement).
Kompaun atau denda akan dikenakan oleh pihak Suruhajaya Syarikat Malaysia (SSM) dan Lembaga Hasil dalam Negeri (LHDN).

SSM akan mengenakan denda dan kompaun seperti berikut untuk setiap tahun yang terlibat:
  •           Denda lewat serahsimpan Penyata Tahunan ke SSM : RM50 – RM150;
  •     Kompaun tidak mengadakan Mesyuarat Anggota Lembaga : RM1,000 untuk Syarikat dan RM4,400 untuk setiap Pengarah


Adalah dinasihatkan untuk menyemak status kompaun terkini dengan pihak SSM ataupun Setiausaha Syarikat.

LHDN pula akan mengenakan penalti ke atas Syarikat sekiranya tidak atau lambat menghantar Borang Cukai Syarikat. Penalti akan dikenakan adalah sebanyak 20% - 30% daripada cukai Syarikat sekiranya ada.

Syarikat wajib menyelesaikan kerja-kerja audit, penghantaran ke SSM dan LHDN. Syarikat akan menanggung kos-kos yang semakin meningkat setiap tahun. Adalah dinasihatkan untuk menutup sahaja Syarikat jika tidak mempunyai apa-apa perancangan untuk meneruskan operasi perniagaan tersebut.

Sekian. Harap penerangan di atas dapat membantu